Så sent som et årti siden, blev de fleste business gennemført enten via telefon eller personligt. Forretningsrejsende var konstant på farten, enten køre til nærliggende byer, flyver rundt om i landet, eller gennemkører kloden. Omkostningerne i forbindelse med forretningsrejser var astronomiske, både hvad angår faktiske rejseudgifter og medarbejder nedetid og utilgængelighed. Med fremkomsten af internettet og videokonferencer, ansigt af business har dog ændret sig dramatisk.
Selvom konferenceopkald har været tilgængelig i år, er der gange hvor en telefonsamtale simpelthen ikke godt nok. Video conferencing plejede at være uoverkommeligt dyre, der involverer enten møde på et teleselskab faciliteter eller opsætning af komplicerede systemer in-house. I dag, men er videokonferencer via internettet tilgængelig for næsten alle virksomheder, uanset virksomhedens størrelse og budget. Ja, det giver fantastisk fleksibilitet, gør det muligt for virksomheder at skabe instant møder med kunder eller medarbejdere på andre steder, samt at afholde store begivenheder.
Hvis du er i markedet for telekonferencer løsninger, er der en række faktorer at overveje, når de beslutter, hvilken udbyder du bruger. Overflødigt at sige, ønsker du at partner med en udbyder, der har 24/7 kundeservice, der har konkurrencedygtige priser, og som har en teknologisk avancerede konference opkald system. Ud over dette, bør du sikre dig, at de har utallige værktøjer til at opfylde alle dine behov, videokonferencer.
For eksempel, bør du kunne tildele roller under webkonferencer. Der er en konference vært, oplægsholdere og deltagere. Video conferencing løsning du vælger skal have mulighed for at skifte roller, at udvise forstyrrende deltagere, og for at åbne eller lukke “dørene” til konferencen.
Et andet afgørende element er dokument deling. Et salgsteam eller et trænerteam, for eksempel, bør kunne nemt integrere PowerPoint-præsentationer i deres webkonferencer. Ligeledes er samarbejde enormt lettet når Microsoft Word eller Excel dokumenter kan deles.
Programdeling kan også være en integrerende komponent til vellykket videokonferencer. Du bør overveje en udbyder der giver mulighed for en ansøgning om at blive set af alle i konferencen, og som – hvis det ønskes – giver mulighed for både oplægsholderen og deltagerne til at fjernstyre tastaturet og musen.
Et andet vigtigt element er delt webbrowsing. Uanset om demonstrationsformål, uddannelse bestræbelser eller regelmæssige møder, er det vigtigt, at alle tilstedeværende er bogstaveligt talt på samme side. Videokonferencer, der inkorporerer delte webbrowsing holder alles opmærksomhed på sagen på hånden, og omgår nødvendigheden af at kommunikere komplicerede webadresser.
Whiteboard funktionalitet er også utrolig nyttigt i webkonferencer. Ligesom en whiteboard letter kortlægning ideer i en i-person møde, kan det tjene samme formål når det bruges eksternt. At tage noter, gør nøglepunkter, og brainstorming kan nemt blive en rutinemæssig del af Web-baserede møde.
Måske er en af de mest spændende aspekter af Web conferencing- og en kritisk funktion til at overveje, når du vælger en udbyder – problemfrit integreret, multiparty video. Ser alle mødedeltagere i realtid tilføjer både bredde og dybde til et onlinemøde. Med de bedste udbydere, værten kan styre video indstillinger spænder fra størrelse, kvalitet og billedfrekvens der kan eller skal se videoen.
Der er næppe tvivl om at videokonferencer vil fortsætte sin bane i udskiftning af forretningsrejser. Lige video konferenceudbyderen kan dramatisk reducere omkostningerne og øge produktiviteten – en klar vinder proposition!
